Come richiedere la cancellazione dei dati personali in modo efficace

I dati personali sono le informazioni che identificano o rendono identificabile una persona fisica, sia in modo diretto che indiretto. Si tratta pertanto di elementi particolarmente importanti, la cui acquisizione e circolazione non sono spesso completamente note agli stessi interessati.

Proprio per questo motivo, e per informare tutti i nostri lettori dei propri diritti sulla gestione dei dati personali, vedremo insieme quali sono i modi migliori per disciplinare la circolazione dei propri dati e ottenere eventuali rettifiche e cancellazioni in breve tempo e senza fatica!

Quali sono i dati personali

In questo percorso che ci condurrà a comprendere come cancellare i dati personali, la prima cosa da chiarire è ovviamente cosa siano.

Aiutandoci con la definizione del Garante della Privacy, indichiamo dunque i dati personali come:

informazioni che identificano o rendono identificabile, direttamente o indirettamente, una persona fisica, e che possono fornire informazioni sulle sue caratteristiche, le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni personali, il suo stato di salute, la sua situazione economica, ecc.

In questo ampio contesto, i dati personali che acquisiscono maggiore importanza per l’interessato e le aziende che li acquisiscono, sono sicuramente quelli che:

• permettono di identificare direttamente una persona, come i suoi dati anagrafici o una fotografia, o almeno in modo indiretto, con il codice fiscale o il numero della targa;
• rientrano in specifiche categorie sensibili, come quelli legati all’etnia, alla religione, alle opinioni politiche, alla salute e alla vita sessuale, così come quelli genetici e biometrici;
• si riferiscono a condanne penali e reati, che rivelano l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti a iscrizione nel casellario giudiziale.

I soggetti interessati dalla gestione dei dati personali

Ora che abbiamo compreso che cosa sono i dati personali, possiamo fare un altro passo in avanti per capire chi siano interessati alla loro gestione.

Prima di tutto, distinguiamo la figura dell’interessato che, come intuibile, è la persona fisica a cui si riferiscono i dati personali.

Pertanto, se un trattamento dei dati personali riguarda il nome, cognome e domicilio di Carlo Rossi, sarà proprio lui a ricoprire il ruolo dell’interessato.

In questo ambito troviamo poi il titolare, che è la persona fisica, l’autorità o ente, l’impresa o l’associazione che adotta scopi e modalità del trattamento dei dati.

Infine, abbiamo la figura del responsabile, persona fisica o giuridica a cui il titolare richiede di eseguire per suo conto compiti di gestione e di controllo del trattamento dei dati. È ammesso che il responsabile possa a sua volta individuare un altro soggetto, il sub-responsabile, a cui designare specifiche attività.

Cosa si intende per trattamento dei dati personali

Sempre in merito alle principali definizioni che ci permetteranno di capire meglio i prossimi paragrafi, definiamo dunque trattamento dei dati come qualsiasi operazione che può essere applicata a dati personali o insiemi di dati personali. A titolo di esempio, si pensi a:

• raccolta
• registrazione
• organizzazione
• strutturazione
• conservazione
• adattamento
• modifica
• estrazione
• consultazione
• uso
• comunicazione
• raffronto
• limitazione
• distruzione

Occupiamoci, in questa guida, di tale ultima attività.

Il diritto alla cancellazione dei dati personali

Premesso quanto sopra in tema di protezione dei dati personali, e compreso cosa si intende per trattamento dei dati personali, entriamo nel vivo del nostro approfondimento. Il diritto alla cancellazione è disciplinato da una legge per il trattamento dei dati personali, e più precisamente all’art. 17 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), che prevede come l’interessato abbia il diritto di ottenere dal titolare del trattamento (come sopra individuato) la cancellazione dei dati personali che lo riguardano, senza ingiustificato ritardo.

Ma quando è possibile richiedere la cancellazione dei propri dati personali?

La risposta breve è che è possibile richiedere la cancellazione dei propri dati personali quando se ne ha interesse.

In verità, però, il GDPR è molto più generoso nello strutturare il diritto all’ottenimento alla cancellazione dei dati personali per molte più ragioni. Proviamo a elencarle:

• le informazioni per cui hai espresso l’autorizzazione al trattamento dei dati personali non sono più necessarie rispetto alle finalità per cui sono state raccolte e/o gestite;
• l’interessato revoca il proprio consenso se non esiste alcun altro motivo legittimo per il trattamento;
• l’interessato si oppone al trattamento e non esiste alcun altro motivo legittimo per procedere il trattamento;
• i dati personali sono stati trattati in modo illecito
• i dati personali devono essere cancellati per adempimento a obbligo di legge;
• la raccolta dei dati personali è avvenuta in relazione all’offerta di servizi della società dell’informazione ai minori.

In termini sintetici, l’interessato può domandare sempre la cancellazione dei propri dati, ma il titolare del trattamento potrà continuare a elaborarli se essi siano comunque necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti e il titolare ha ancora una base giuridica per trattare gli stessi.

Per esempio, nonostante la cancellazione dei dati il titolare potrà continuare a trattare i dati personali se il trattamento è necessario per:

• l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione;
• l’adempimento di obblighi legali che richiedano un trattamento dei dati personali previsto dal diritto comunitario o nazionale;
• per motivi di interesse pubblico nel settore sanitario;
• per l’archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, nel caso in cui la cancellazione dei dati potrebbe rendere impossibile o pregiudicare il conseguimento degli obiettivi del trattamento;
• in caso di accertamento, esercizio o difesa del diritto in sede giudiziaria.

Insomma, il legislatore sembra aver trovato un buon compromesso tra le parti, prevedendo pur sempre ampie facoltà per il soggetto interessato.

Come cancellare i dati personali

Una volta compreso chi siano i soggetti interessati dalla normativa e in quali casi sia possibile procedere alla richiesta della cancellazione dei dati personali, non ci resta che comprendere che cosa si debba fare nel concreto.

Prima di tutto, è sempre bene che l’azienda che sta trattando i dati predisponga delle procedure in cui siano indicati i passi che l’interessato può seguire per cancellare i propri dati personali.

Ecco dunque che la prima cosa da fare potrebbe essere quella di consultare il sito internet della società che sta trattando i nostri dati per capire quali siano e indicazioni da seguire per formulare la richiesta di cancellazione.

Nel caso in cui sul sito web non siano riportate chiaramente le istruzioni, non demordere. Dovrebbe infatti essere per legge presente una pagina sulla Privacy, di norma raggiungibile cliccando nell’etichetta corrispondente nel footer (la parte bassa del sito).

Se l’informativa sulla privacy è scritta correttamente, dovrebbe riportare l’indirizzo per contattare il titolare o i titolari del trattamento dei dati. Prendi dunque l’indirizzo postale o la PEC del titolare che trovi nella privacy policy, e poi attendi una risposta.

Ti ricordiamo che, dopo aver mandato una segnalazione, dovrai ricevere una risposta entro 30 giorni. Il termine può essere prorogato solamente in caso di procedure particolarmente complesse.

Ma come si produce una richiesta di cancellazione di dati personali?

È il Garante della Privacy a ricordarcelo, affermando che l’interessato può presentare un’istanza al titolare senza particolari formalità, ad esempio attraverso una lettera raccomandata o un messaggio di posta elettronica.

L’istanza può inoltre essere riferita, a seconda delle esigenze dell’interessato, sia a specifici dati personali, che a categorie di dati o a particolari forme di trattamento. È inoltre sempre possibile che la richiesta si riferisca a tutti i dati personali che lo riguardano.

Cancellare i dati se non è presente una privacy policy completa

Purtroppo è ancora oggi molto comune che molti siti non abbiano una privacy policy completa, o non la abbiano affatto! Che fare allora? Come cancellare i dati se non abbiamo a disposizione un indirizzo a cui inviare la nostra richiesta? Come revocare il consenso al trattamento dei dati personali?

In questo caso, si può inviare una segnalazione al Garante della Privacy, che potrà intervenire in supporto per il rispetto dei nostri diritti.

Il percorso che puoi seguire è molto semplice. Una volta collegato al sito del Garante per la Privacy, vai nella sezione I miei diritti e troverai tutte le informazioni più utili.

Il miglior modo per cancellare i dati: l’esperienza di Incogni.io

Le indicazioni che sopra abbiamo riassunto ti permetteranno di cancellare i dati in maniera funzionale e autonoma.

Tuttavia, le cose non sono così semplici e lineari come possano sembrare!

Esercitare i propri diritti per la cancellazione dei dati richiede infatti molto tempo, soprattutto se il sito non ha una privacy policy ben definita.

Inoltre, spesso non si ha nemmeno la completa consapevolezza su dove siano finiti i nostri dati: trattandosi di informazioni particolarmente appetibili per le aziende, i dati personali sono spesso oggetto di vero e proprio commercio, con la conseguenza che talvolta le informazioni finiscono con il giungere nelle mani di operatori a cui non si ricorda nemmeno di aver conferito il consenso al trattamento.

Proprio per questo momento può essere più utile e conveniente ricorrere a un servizio che possa occuparsi, al posto nostro, di gestire in maniera ordinata e funzionale il trattamento dei nostri dati personali, come Incogni.io.

I benefici di un simile servizio sono davvero notevoli. Pensa per esempio al:

• risparmio di tempo: l’automazione ti permette di richiedere la rimozione dei dati necessari per garantire la tua privacy, evitandoti di doverlo fare manualmente;
• controllo dei propri dati: un servizio come quello di Incogni.io ti permetterà di riprendere pieno controllo delle tue informazioni personali, evitando che possano circolare senza il tuo consenso informato;
• coinvolgimento di tutti i titolari: Incogni.io rimuoverà i tuoi dati personali, anche da quei siti e da quegli operatori che non sospettavi avessero le tue informazioni!

Ma come funziona il servizio?

Il meccanismo è molto semplice. Come abbiamo avuto modo di sperimentare, si comincia con la creazione di un account in cui indicherai di chi vuoi rimuovere i dati personali. Per aiutare il lavoro di Incogni.io puoi aggiungere i tuoi indirizzi di casa, i numeri di telefono e le tue e-mail, attuali e passate.

Una volta condivise queste informazioni, Incogni.io contatterà al posto tuo tutti gli operatori che hanno i tuoi dati personali chiedendo che vengano rimossi dal proprio database. Facile, no?

Quanto costa Incogni?

Per quanto riguarda i costi, il piano annuale oggi è proposto in offerta a 83,88 euro, pari a 6,99 euro al mese, rinnovato annualmente ogni 12 mesi. Si può sempre scegliere di sottoscrivere un piano mensile se si ritiene di non voler utilizzare per molto tempo questo servizio, con un costo di 13,98 euro.

Per saperne di più, consigliamo tutti gli interessati interessati di consultare il sito ufficiale Incogni.io.