Guida allo smart working: cos’è, regole, consigli e prodotti indispensabili

Lo smart working è un tipo di approccio innovativo al mondo del lavoro. In Italia si sta diffondendo in maniera importante ma non stiamo parlando di un modo di lavorare nato da poco, noi della redazione di TuttoTech e TuttoAndroid lavoriamo in smart working da anni, è un vero e proprio stile di vita.

Lo smart working regala notevoli benefici per quanto riguarda l’equilibrio tra la propria vita personale ed il lavoro, abbassa notevolmente lo stress e permette di programmare impegni, commissioni con maggior flessibilità.

Che cos’è lo smart working?

Cosa significa smart working? Partiamo da due concetti fondamentali del lavoro inteso nel senso classico, spazio e tempo. Possiamo definire lo smart working come la riappropriazione di questi due concetti. Grazie allo smart working non avremmo il bisogno di recarci alla sede fisica del datore di lavoro e non avremo degli orari predefiniti. Ciò che conta nello smart working è risultato ed il rispetto reciproco tra il datore di lavoro ed il lavoratore.

Basta una connessione di rete, un computer e tanta concentrazione. Non è necessario lavorare da casa, potete lavorare al parco, al bar o dovunque vogliate, l’importante è centrare l’obiettivo lavorativo. Lo smart working non è nato solo per migliorare l’equilibrio tra la vita privata ed il lavoro, tutt’altro. Si tratta sempre di centrare obiettivi, di portare a casa un risultato importante per l’azienda o per sé stessi. Molti studi hanno rivelato che grazie allo smart working la produttività aumenta ed altri fattori negativi in ambito lavorativo, come l’assenteismo, diminuiscono.

Cosa dice la legge per lo smart working?

Tranquilli, tutto è a norma di legge. Per lo smart working vige la regola della semplificazione, dal punto di vista legale stiamo parlando di un lavoro “classico” a tutti gli effetti. Nel Maggio 2017 è stato approvato da Senato il disegno di legge AC. N. 2233B per lo smart working  indicando le “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.

Le leggi in tutela dei lavoratori in smart working ci sono ma è chiaro che la dinamicità del mondo digitale regala nuovi interrogativi di continuo. L’importante però è sempre essere responsabili, comunicare qualsiasi esigenza al datore di lavoro e gran parte dei problemi che potrebbero sorgere saranno affrontanti con la velocità che lo smart working impone. In fondo lo smart working conviene a tutti tanto che nel 2019 si è parlato in ambito politico di far passare al metodo smart working circa 600.000 dipendenti pubblici per un risparmio pari a quasi 3 miliardi.

Regole e consigli per lo smart working

Dopo aver appurato che tutto è a norma di legge, è il caso di riportare l’esperienza diretta di chi ha sposato la filosofia dello smart working da anni. Partiamo dallo spazio di lavoro. Come già accennato non deve essere necessariamente la casa, si può andare a lavorare in bar, in una biblioteca ma in totale onestà consigliamo uno spazio di coworking se proprio non volete stare a casa. Chiaro, dipende dal tipo di lavoro da svolgere ma uno dei più grandi svantaggi dello smart working sono le distrazioni ed in un bar, tra un caffè e l’altro le distrazioni possono essere notevoli.

Il massimo per chi lavora in smart working è una postazione dedicata in casa, avere il proprio spazio di lavoro è importantissimo per migliorare la produttività. Il consiglio è quello di rinnovare il desk setup di tanto in tanto oppure di spostarsi in varie zone della casa per ritrovare la concentrazione. Possono sembrare delle sciocchezze ma dalla nostra massiccia esperienza vi possiamo dire che non lo sono. Ecco qualche regola e consigli per migliorare lo smart working:

• Appena svegli, fate colazione e poi fate uno switch mentale ed iniziate e pensare solo al lavoro
• Vestitevi, non restate assolutamente in pigiama. I motivi sono vari, tralasciando una videochiamata, è importantissimo darsi un tono anche in casa. Magari vestitevi comodi ma non restate in pigiama.
• Restate assolutamente concentrati su ciò che state facendo. Questo non vuol dire isolarsi ma gestire i propri ritmi di lavoro in casa è fondamentale.
• Se vi aiuta, ascoltate della musica.
• Interagite con i propri colleghi di lavoro, quando possibile, dove possibile.
• Prendetevi delle pause brevi se ne sentite la necessità.
• Organizzate la pausa pranzo in maniera ottimale, non può durare un’eternità.
• Alzatevi dalla scrivania e fate un po’ di stretching, siete a casa vostra non vi vede nessuno e fa benissimo.
• Solo quando non ne avete più, staccate ma fatelo davvero.

Il tempo è tutto per chi lavora in smart working. Rispettate delle scadenze se ne avete, centrate gli obiettivi della giornata in tempo e soprattutto, fate buon uso del tempo a disposizione. Molti lavoratori da remoto si perdono in mille distrazioni e si ritrovano a dover recuperare il lavoro arretrato nelle ore notturne. Non fatelo, è fondamentale produrre nelle ore di maggior vivacità mentale così com’è importante accumulare adeguate ore di sonno.

La chiave di ogni singolo aspetto di chi lavora in smart working è la concentrazione, il focus. Non è facile da mantenere sempre alto ma ci sono molti metodi per mantenere il focus quanto più arzillo possibile. Il primo consiglio è il caffè, stiamo scherzando. Il consiglio vero è la tecnica del pomodoro, non stiamo scherzando. Questo mantra di tutti gli smart worker esiste davvero e deriva da un leggendario timer da cucina a forma di pomodoro.

Per mantenere alta la concentrazione la tecnica del pomodoro consiste in quattro slot di 25 minuti di lavoro al massimo del focus intervallati da piccole pause da 5 minuti. Dopo i quattro slot, ci si può prendere anche una pausa più lunga. Ci sono altre tantissime tecniche mentali per mantenere la concentrazione ma non è il caso di analizzarle tutte.

Fino a questo momento lo smart working, concentrazione a parte, potrebbe sembrare il lavoro perfetto. Non è così. Sebbene ci siano innumerevoli pro a favore dello smart working, lavorare da soli in casa ha anche dei contro:

• L’alienazione è un problema importante. Vivere il proprio lavoro in maniera totalmente solitaria non è un bene. Importantissimo mantenere alti i contatti con i colleghi e ricevere sempre nuovi stimoli.
• Assenza di dinamicità del team. Lavorando da postazioni diverse, il team di lavoro deve essere in grado di mantenere sempre alto lo scambio di idee.
• Lavorare troppo, lavorare anche quando si è finito. Avere sempre lì, davanti a sé il desktop da lavoro, in un modo o nell’altro condiziona soprattutto se non si è portato a termine un lavoro.
• Vita sedentaria. Se non vi muovete mai, se state sempre a casa, questo è un grosso rischio per la salute fisica. Fare stretching durante il lavoro, avere una sedia ergonomica, sono consigli importanti se fate molto smart working.

Accessori per lo smart working

Se si leggono i contro dello smart working è chiaro che non è per tutti o meglio, non è facile iniziare a lavorare in smart working. Ribadendo ancora una volta che dopo aver trovato il proprio equilibrio, i vantaggi superano gli svantaggi, ci sono alcuni accessori per lo smart working che vi faciliteranno il lavoro.

Si parte dal notebook che in alcuni casi può migliorare la produttività rispetto ad una workstation fissa. Abbiamo dedicato una guida solo per i migliori notebook per lo smart working che verrà aggiornata ogni mese, potete darci uno sguardo cliccando qui. In base alla nostra esperienza, abbiamo selezionato una serie di accessori e gadget per lo smart working.

Ipad Mini + Cover tastiera

Avere un tablet a disposizione, in giro per la casa, è sicuramente utile per chi fa smart working. Può diventare un secondo piccolo monitor, può diventare un notepad digitale oppure può svolgere mille altre funzioni. In generale consigliamo un iPad Mini (anche un tablet Android può andar benissimo) per la vastità di accessori disponibili come, ad esempio, una cover con tastiera. Avere un piccolo tablet con tastiera dove poter scrivere comodamente per 15 minuti sul divano, è un bel vantaggio.

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Logitech Mx Master

Il mouse che consigliamo è il Logitech Mx Master. Questo accessorio vi salverà in parecchie situazioni lavorative vista la sua precisione e la capacità di essere personalizzato attraverso i tasti fisici. Non solo, vi salverà anche dalle tendiniti al polso che il lavoro da scrivania tende ad accentuare.

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Airpods Pro

Avere delle cuffie true wireless può essere comodissimo in casa per lo smart working. Consigliamo le Airpods Pro anche in vista della cancellazione del rumore attiva che permette di isolarsi meglio e di concentrarsi meglio. In generale vanno bene tutte le true wireless ma le Airpods Pro sono le migliori.

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Agenda smart Moleskine

Carta e penna al lavoro non si battono ma se stiamo parlando di smart working, questa soluzione di Moleskine potrebbe essere di grande aiuto. Basta scrivere con la penna in dotazione e si riceverà automaticamente la copia esatta digitalizzata sul proprio smartphone in tempo reale.

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Scanner portatile

Uno scanner portatile può essere utilissimo per tanti professionisti, soprattutto quando si vuole avere con sé il massimo dell’efficienza in mobilità. Questa soluzione di Iriscan è una delle migliori in circolazione ed è proposta ad un prezzo di listino abbordabile.

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Sedia ergonomica

Se in giro per casa avete solo sedie classiche, dovete assolutamente provare una sedia da scrivania ergonomica. Puntare ad una soluzione economica non è il massimo, se lavorate tante ore in smart working è il caso di puntare ad una qualità più alta ma per iniziare ad entrare nel mondo delle sedie ergonomiche una soluzione entry level è già qualcosa.

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