Posta elettronica certificata (PEC): cos’è, come funziona, quanto costa e soprattutto, quali sono le migliori

Sicuramente ti sarà capitato di leggere o sentire parlare della Posta Elettronica Certificata (PEC): si tratta di un sistema che permette l’invio di email con valore legale equiparabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, e al giorno d’oggi è accettata da praticamente tutti gli enti pubblici.

L’invio di una email di posta certificata permette di accorciare i tempi per la comunicazione, e allo stesso tempo protegge il mittente del messaggio: grazie alla sua sicurezza intrinseca, il contenuto della missiva verrà sempre recapitato inalterato. Nonostante venga usata massicciamente per le comunicazioni che intercorrono tra cittadini e pubbliche amministrazioni, viene anche utilizzata in altri ambiti, come ad esempio le comunicazioni tra persone, imprese e professionisti. Da luglio 2023 serve anche per ricevere multe e altre comunicazioni ufficiali con l’attivazione dei domicili digitali dell’INAD.

Cos’è la PEC e come funziona

Si tratta della forma 2.0, o moderna, della raccomandata con ricevuta di ritorno: un sistema di trasmissione tutto italiano nato nel 2005 regolamentato e riconosciuto dalla normativa vigente che permette di inviare documenti e messaggi di posta elettronica con valore legale. Il suo scopo è quello di rendere più immediati, agili e green le comunicazioni tra i diretti interessati: persone, aziende, amministrazioni, professionisti.

Proprio come una mail normale, una email PEC è composta da un indirizzo mittente, ovvero quello della casella PEC, da un destinatario, dall’oggetto e dal corpo della posta PEC. Da fuori, ad un primo sguardo, nessuno potrebbe distinguere un normale messaggio email da uno di posta certificata, ma la differenza tra i due servizi è profonda.

Innanzitutto, per far sì che una comunicazione PEC vada a buon fine, è necessario che il mittente e il destinatario siano entrambi provvisti di un indirizzo di posta elettronica certificata. Questo indirizzo deve essere iscritto ad uno dei gestori autorizzati iscritti all’elenco pubblico dell’Agenzia per l’Italia Digitale: se non sai dove fare una PEC, nei paragrafi successivo troverai una panoramica dei migliori servizi disponibili.

Il messaggio del mittente viene preso in carico dal gestore del servizio, che certifica l’invio della comunicazione inserendo corpo, intestazione e allegati della mail in una busta di trasporto. Questa busta di trasporto viene poi recapitata al destinatario: se l’operazione va a buon fine, il gestore genera una ricevuta che viene inviata al mittente, con cui si certifica che il messaggio è stato inviato correttamente, inalterato. Nel caso in cui il messaggio non venga recapitato correttamente, il mittente verrà notificato della mancata consegna.

Le ricevute sono conservate dal gestore per un periodo di 30 mesi, pertanto anche se dovessero essere smarrite dal mittente, queste possono essere richieste al gestore che ne detiene il registro.

Quando usare la PEC

Forse non sai quali sono i casi in cui è necessario avere un indirizzo di posta elettronica certificata, per cui sei indeciso se aprire un indirizzo PEC oppure no. Sappi che avrai bisogno della posta PEC per:

• scambiare documenti commerciali tra aziende;
• convocare consigli, giunte, assemblee;
• inviare documenti a Enti e Pubbliche Amministrazioni;
• trasmettere documenti relativi a gare d’appalto;
• inviare comunicazioni ufficiali all’interno di reti di aziende;
• inviare stipendi ai dipendenti;
• effettuare comunicazioni INPS PEC;
• tutti quei contesti in cui è obbligatoria una ricevuta di invio e di consegna.

Da luglio 2023 la PEC serve anche come strumento per ricevere le comunicazioni ufficiali della PA in digitale tramite i domicili digitali INAD: raccomandate, multe o altri avvisi ufficiali abbattendo le spese di postalizzazione e altri costi (qui per maggiori informazioni).

La PEC è personale?

Sì, l’uso della posta elettronica certificata è personale e riservato: non è infatti consentito cedere la propria utenza a terzi o accedere ad un’utenza per conto terzi. Ecco perché non potremo neanche mandare comunicazioni che non siano a nostro nome.

La PEC è obbligatoria?

Esistono alcune categorie che devono necessariamente registrare una casella PEC:

• tutte le Società;
• le Pubbliche Amministrazioni;
• i professionisti iscritti a ordini e collegi;
• i possessori di Partita IVA e le Ditte Individuali che, all’atto dell’iscrizione nel Registro Imprese, hanno l’obbligo di dichiarare il proprio indirizzo PEC.

Cosa si intende per indirizzo PEC? Si tratta dell’indirizzo di posta elettronica certificata che si è provveduto a registrare su uno dei tanti provider certificati.

La PEC ha valore legale?

Sì, la posta certificata ha valore legale. Grazie ad essa si può attestare l’invio e la consegna di un messaggio di posta elettronica, con riferimenti temporali ben definiti e la garanzia che il messaggio inviato sia rimasto inalterato. Inoltre, il sistema fornisce ricevute opponibili ai terzi, grazie all’ora e alla data di trasmissione contenuti nella busta di trasporto, il contenitore che il gestore della PEC utilizza per inviare il messaggio dal mittente al destinatario.

La PEC è europea?

Non ancora, ma grazie allo standard ETSI, l’italiana PEC si può evolvere in un sistema di recapito elettronico certificato utilizzabile anche a livello europeo per scambiare comunicazioni elettroniche dotate di valore probatorio in maniera sicura e veloce. Nel 2024 si adeguerà allo standard REM (Registered Electronic Mail) qualificato in tutta Europa, standard che renderà possibile la comunicazione fra enti, aziende e privati all’interno dell’Unione europea.

Prezzi e migliori servizi di PEC

Se stai cercando qual è la PEC più conveniente aziende o PEC per privati, qui di seguito forniremo una panoramica dei provider più utilizzati.

Aruba PEC

Uno dei servizi più diffusi ed apprezzati è quello di Aruba.it, portale web famoso per il suo servizio di hosting per siti. I piani che offre per l’acquisto di un indirizzo di posta certificata sono:

• Aruba PEC Standard: incluso nel pacchetto base c’è 1 GB di spazio di archiviazione (lo spazio opzionale massimo è di 1 GB), utilizzo dell’app Aruba PEC per la gestione delle caselle da smartphone e tablet, funzione di accesso rapido con codice QR e conformità alla futura PEC europea. L’offerta promozionale prevede un costo di 5 euro + IVA l’anno, mentre il rinnovo parte da 9,90 euro l’anno + IVA;
• Aruba PEC Pro: oltre alle funzioni di base della versione Standard, ci sono 2 GB di spazio e 3 GB di archivio, spazio aggiuntivo opzionale illimitato e funzione di notifica SMS alla ricezione di PEC non lette. Costa 25 euro + IVA l’anno;
• Aruba PEC Premium: oltre ai servizi citati sopra, offre 2 GB di spazio e 8 GB di archivio. Il costo è di 40 euro + IVA l’anno.

I clienti Aruba possono usufruire delle guide dedicate e di un contatto privilegiato con l’assistenza attraverso il portale web, anche tramite il servizio di chat in tempo reale. Se però volete richiedere assistenza telefonica, il numero di Aruba da contattare è 05750505 oppure 0250041305.

Legalmail  PEC /  Infocert PEC 

Un altro servizio molto interessante che strizza l’occhio alle aziende, consentendo la possibilità di avere una PEC con versione di prova gratuita per 6 mesi: una volta terminato il periodo di prova si potrà scegliere che tipo di casella Legalmail si desidera avere.

La formula disponibile in prova gratuita è riservata a professionisti e imprese e include i seguenti servizi: 2 GB di spazio inbox, 6 GB di archivio di sicurezza, invii massivi, fattura B2B e gestione degli ordini NSO.

I piano di base in offerta di PEC Legalmail disponibile per i privati costa invece 4,90 euro l’anno (IVA inclusa) e include 1 GB di spazio inbox, invii illimitati fino a fine anno e lo strumento di sicurezza Legalmail Security Premium.

Questi sono tutti gli altri piani PEC Legalmail disponibili, i cui prezzi sono annui:

• Domicilio digitale con invii senza limiti a 8,90 euro + IVA;
• Standard con 2 GB e Archivio di Sicurezza a 13,70 euro + IVA;
• Bronze con 5 GB a 23,70 euro + IVA;
• Silver con 8 GB a 37,70 euro + IVA;
• Gold con 18 GB a 73,70 euro + IVA;
• HUB con cui gestire oltre 50 caselle a 119 euro + IVA

Libero MailPec

Anche Libero, noto provider di posta elettronica e portale web, offre un suo servizio di caselle PEC:

• Family PEC: con un 1 GB di spazio incluso, destinato a clienti privati, al costo di 14,99 euro l’anno (IVA inclusa);
• PEC Unlimited: offerta riservata ad aziende, liberi professionisti e privati che include spazio illimitato e un canone di 30 euro + IVA l’anno.

Il servizio di gestione via app per smartphone, tablet e PC è incluso

PEC Poste Italiane / PosteCert

Anche Poste Italiane ha un proprio servizio di posta elettronica certificata. La PEC per privati offre 100 MB di spazio, possibilità di acquistare spazio aggiuntivo, 1 casella per una durata da 1 a 3 anni, 200 invii giornalieri, dominio @postecert.it ai seguenti prezzi:

• 5,50 euro + IVA per la durata di un anno, con 100 MB di spazio aggiuntivo a 1 euro + IVA;
• 9 euro + IVA per la durata di due anni, con 100 MB di spazio aggiuntivo a 2 euro + IVA;
• 10,50 euro per la durata di tre anni, con 100 MB di spazio aggiuntivo a 3 euro + IVA.

Poste Italiane offre inoltre PEC Base Business con 1 GB di spazio, 200 invii al giorno, dominio @postecert.it, attivazione di 5 caselle di posta per la durata da 1 a 3 anni, oppure PEC Avanzata Business con le medesime caratteristiche della precedente ma come servizi aggiuntivi la possibilità di scegliere fra i domini @nomeazienda.postecert.it oppure @pec.miodominio.it, oltre all’opzione di conservazione sostitutiva degli avvisi e delle ricevute della PEC.

I prezzi degli abbonamenti PEC Base Business e PEC Avanzata Business non sono indicati sul sito di Poste Italiane. Pertanto, le aziende interessate a conoscere il costo devono contattare la direzione commerciale, in modo da poter entrare in contatto con un referente di Poste Italiane.

PEC Register

Chiudiamo questa selezione delle migliori PEC da scegliere con Register, una delle poche che offrono un periodo di prova gratuita legata al piano più economico: Register Agile, a cui si aggiunge la formula Unica e un’opzione personalizzata. Ecco caratteristiche e prezzi:

• Agile è gratuita per i primi 6 mesi, poi costa 38,85 euro l’anno + IVA, cifra che include 2 GB di spazio, la conservazione a norma, le notifiche SMS, gli archivi di sicurezza e gli strumenti antivirus e antispam;
• Unica è disponibile in versione 3 GB a 49,25 euro l’anno + IVA o nella variante 5 GB a 77,88 euro l’anno + IVA, gigabyte relativi alle dimensioni della casella inclusi. Oltre alle opzioni citate, in più offre l’attivazione sul dominio personale;
• per le soluzioni su misura è necessario contattare Register per personalizzare il proprio piano.

PEC con versione di prova gratuita  

In molti si chiedono come ottenere una PEC gratis, magari perché hanno la necessità di utilizzarla soltanto una volta. Fino a marzo 2015, il servizio PEC era concesso gratuitamente a tutti i cittadini che ne facevano richiesta, per incentivare l’utilizzo del servizio e accelerare i tempi necessari per lo svolgimento delle pratiche. Il Governo stesso consentiva una casella di posta certificata con suffisso @postacertificata.gov.it, ma non era esente da difetti: il limite più grande era infatti l’impossibilità di colloquiare con enti, aziende e persone che non fossero quelle della pubblica amministrazione.

Da allora, è possibile ottenere una casella PEC acquistandola presso uno dei provider certificati dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID). Esistono alcuni servizi, riportati nel paragrafo precedente, che offrono un servizio di prova gratuita, ma sono legati comunque all’acquisto di un abbonamento, che costa in molti casi meno di 10 euro l’anno.